Cómo administrar una cafetería

Es necesario conocer y comprender como opera una cafetería para poder administrarla correctamente. Existen actividades que la cafetería debe desempeñar para poder generar ingresos que es la meta principal de todos los negocios casi siempre.

Para poner una cafetería y administrar el negocio existen muchas formas de analizar los procesos dentro del negocio.

El concepto más simple para poder administrar un negocio es basarse en el ciclo de Administración. A continuación te explicamos cómo administrar una cafetería.

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Ciclo de Administración

Cualquier negocio opera en forma de círculo, donde se compran productos, se venden y se genera dinero, este ciclo se repite constantemente y es como la cafetería empieza a crecer para volverse un negocio rentable. En este artículo te aconsejamos sobre la administración para iniciar o para saber cómo mejorar una cafetería.

Existe una complejidad en este ciclo al abrir una cafetería o mejorarla, no solamente es comprar y vender, y es debido a que intervienen una serie de actividades que lo complementan. Este ciclo más complejo se llama ciclo de administración.

Existen dos elementos importantes que participan en el ciclo, por un lado el administrador que es el encargado de guiar al negocio mediante la toma de decisiones. Por otro lado, la organización, conformada por las personas que realizan tareas dentro de la cafetería como vendedores o personal de producción. Te recomendamos leer también: Problemas y soluciones de cafeterías

Organización

Al empezar un negocio de cafetería debe de plantearse una meta y como llegar a ella, todo esto se hace mediante una buena organización que representan aspectos como la toma de decisiones y planeación.

Control

El administrar una cafetería podríamos decir que refiere al control de las operaciones, por ello, es importante que antes de abrir una cafetería existan mecanismos de control para cuidar cada operación que se realice.

Esto puede hacerlo mediante sistemas de control, ya sea que instale un software para el control de operaciones, desarrollar planes como presupuestos, políticas, programas, etc o la creación de formatos de control diario.

Compras

Las compras se refiere a la actividad de adquirir mercancías, materia prima u otros productos complementarios que son necesarios para ofrecer el servicio a vender. Esta actividad implica tareas como cotizar, negociar, buscar proveedores, estimación de costos, entre otras cosas.

Una vez realizada la compra, generalmente las empresas pasan por el proceso de producción.

Producción

Dentro de esta etapa, el administrador debe de controlar que la materia prima sea recibida, empacada y procesada para obtener el producto final. Uno de los aspectos más importantes durante este proceso son los controles de calidad que intervienen para tener el producto listo para la venta.

Inventarios

Una vez que el producto esté terminado forma parte del inventario, que es la mercancía lista para vender. Aquí es donde se genera una entrada de inventario, almacenamiento y salida de inventario.

Ventas

En esta etapa, el administrador debe de ser capaz de controlar todas las operaciones diarias y las actividades “atrás del mostrador”, como lo son el manejo de vendedores, capacitación, motivación y control de problemas como robos, manejo contable, etc

Servicio al Cliente

Este aspecto es de suma importancia debido a que las ventas son muy ligadas al servicio al cliente, además de que en una cafetería, el servicio al cliente es fundamental. Recuerda que es más económico mantener a un cliente que buscar nuevos.

La administración de clientes incluye también las políticas de ventas, atención a problemas, reorden de mercancías, etc.

Dinero

La entrada de dinero o ingresos se dará mediante las ventas, es recomendable e importante que el dinero se considere como un proceso en sí, ya que se relaciona con las demás actividades.

La prioridad del administrador o propietario es analizar si el negocio es rentable o no para poder tomar acciones que mejoren las ventas o definir cuál es el problemas.

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