Cómo administrar una cafetería

Es necesario conocer y comprender como opera una cafetería para poder administrarla correctamente. Existen actividades que la cafetería debe desempeñar para poder generar ingresos que es la meta principal de todos los negocios casi siempre.

Para poner una cafetería y administrarla existen muchas formas de analizar los procesos dentro del negocio.

El concepto más simple para poder administrar un negocio es basarse en el Ciclo de Administración. A continuación te explicamos cómo administrar una cafetería.

Contenido del artículo

1. Ciclo de administración de una cafetería
2. Fase mecánica
   • Previsión
   • Planificación
   • Organización
3. Fase dinámica
   • Integración
   • Dirección
   • Control
4. Cómo administrar tu cafetería (consejos)
   • Control de costos
     • Compras
     • Costos fijos
     • Costos variables
   • Inventarios
   • Ventas
   • Servicio al cliente
   • Manejo de dinero
5. Cursos de administración de cafeterías

Ciclo de Administración

Cualquier negocio opera en forma de círculo, donde se compran productos, se venden y se genera dinero, este ciclo se repite constantemente y es como la cafetería empieza a crecer para volverse un negocio rentable. En este artículo te aconsejamos sobre la administración para iniciar o para saber cómo mejorar una cafetería.

Pero, ¿qué es el ciclo administrativo de una cafetería? También es conocido como proceso administrativo de una cafetería, se trata de fases en las que se presentan ciertas funciones a cumplir dentro de una cafetería y, una vez cumplidas, se vuelven a repetir, de ahí su nombre "cíclico", para el correctro funcionamiento del negocio, así como su rentabilidad.

Existe una complejidad en este ciclo al abrir una cafetería o mejorarla, no solamente es comprar y vender, y es debido a que intervienen una serie de actividades que lo complementan.

Existen dos fases importantes que participan en el ciclo, por un lado está la fae mecánica, donde el administrador debe guiar al negocio mediante la toma de decisiones, la planificación y control del equipo. Por otro lado, la fase dinámica, conformada por las personas que realizan tareas dentro de la cafetería como vendedores o personal de producción. Te recomendamos leer también: Problemas y soluciones de cafeterías.

A continuación, te hablamos un poco más de estas fases y sus pasos para que lo puedas aplicar a tu cafetería:

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Fase mecánica

Previsión

Se trata de una planeación antelada que te servirá para estar preparado ante situaciones posibles, ya sean problemas muy comunes en el servicio al cliente o contextos que difícilmente se pueden dar, pero aún así hay una probabilidad de que suceda.

Por lo regular, para este tipo de cuestiones se establecen fondos de ahorro para imprevistos o manuales de procedimientos para saber qué hacer o cómo actuar ante cierto imprevisto.

Planificación

Muy de la mano con el paso anterior, consiste en plasmar qué se va a hacer en la cafetería. Es común que esto se traduzca en un plan de negocios, un escrito muy necesario que sirve como guía del emprendedor, gerente y otro personal encargado de la dirección, así como ser uno de los elementos más importantes para los bancos y prestamistas para autorizar una inversión que te puede ayudar a emprender.

Aunque la planificación no es todo el plan de negocios, sí que es una sección en donde se deben espécificar los objetivos de tu cafetería, es decir, qué pretendes con este emprendimiento, cuál será tu concepto (temático, exprés, barra, etc.), quién será tu público objetivo (jóvenes a los que se les ofrecerá un menú con bebidas frías o gente mayor con solo tazas de café espresso, por citar algunos ejemplos), etc.

Organización

Al empezar un negocio de cafetería debe de plantearse una meta y cómo llegar a ella, todo esto se hace mediante una buena organización que representan aspectos como la toma de decisiones, dicho de otra forma, esta sección responde a la pregunta "¿cómo se hará...?".

Algo a resaltar en este punto es que aquí se valora con qué elementos se cuenta, es decir, cuál es el personal y los materiales que se tienen a disposición para hacer funcionar a la cafetería.

Haciendo una correcta evaluación se debe indetificar a cada uno de los trabajadores, sus habilidades y limitaciones, de esa manera se podrá repartir de manera más adecuada el trabajo diario de una cafetería.

Por ejemplo, si tienes a un barista que tiene años de experiencia en identificar un buen grano de café, cómo molerlo y, por ende, prepararlo en la máquina, entonces es una persona que puede encargarse de preparar los pedidos e incluso trabajar en conjunto con el encargado de las compras para asegurarse de que se elija un buen grano, por el contrario, si a esa persona la pones a hacer las labores de comanda, puede que tenga dificultades por no tener experiencia en ello o simplemente no se sienta a gusto; esta es una labor que deberías dejar para un mesero, una persona preparada para tomar órdenes, saber dar sugerencias o describir cada opción del menú de manera entendible y hasta apetecible para el cliente.

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Fase dinámica

Integración

Se trata de la implmentación de lo que se acordó en la fase mecánica, es decir, lo que se expuso en la organización y planificación, con el fin de que el funcionamiento y desarrollo del equipo de trabajo se dé de una manera óptima y sin ningún tipo de contratiempo.

Una de las formas más usuales en las que se da esta parte de la fase dinámica es a través del decreto no solo de los cargos del personal, sino también de las reglas, normas, políticas o estándares de comportamiento de la cafetería, tanto entre los mismos miembros del equipo (interno), como con los clientes (externos).

Otro aspecto a destacar en la implementación, es que no solo hay que designar las actividades de cada empleado, púes también dar a conocer la jerarquía de cada uno ayuda a que la operación diaria de una cafetería no se entorpezca. Por qué crees que en los restaurantes hay ciertos cargos como "capitán de meseros" o "jefe de cocina", jusatamente porque estos cargos también indican al responsable(s) de cierta área. Un caso que también aplica para las cafeterías.

Por ejemplo, un barista no debería estar encargado del funcionamiento administrativo o el cobro de caja, debido a que lo que le compete a él es la preparación de bebidas o snakcs (si es que también debe estar viendo por la cocina), por lo que es necesario dejar en claro cuáles son sus funciones y de qué se debe hacer responsable si algo sale mal o si alguno de sus "supervisados" comete algún error; ya que es común que a veces se tenga que estar capacitando a nuevos empleados, sobre todo en el ramo gastronómico-restaurantero, en donde el índice de rotación suele ser alto.

Por cierto, si quieres saber todo sobre el índice de rotación de personal y cómo lidiar con él, aquí tienes un artículo donde se aborda más en este tema:

Dirección

Esta consiste en la ejecución en sí de lo que se abordó anteriormente con la implementación. Pues una vez que se dieron a conocer las tareas y cargos de cada miembro del equipo de la cafetería, es hora de que se aplique todo lo anterior.

Aquí es necesaqrio señlalar que no solo se trata de conocer jerarquías, sino de que cada miembro a cargo de un grupo oa´rea de trabajo, sepa cómo llevar a cabo un trabajo de liderazgo adecuado, todo esto con el fin de crear un ambiente motivador, en lugar de uno lleno de presión o pesmismo. Por ello es necesario que, desde el dueño, se evalúen, corrijan y afinen las habilidades de cada encargado.

Parece mentira, pero una cafetería mal adminsitrada puede tener el mismo estrés y desorganización que un establecimiento gastronómico más grande como un restaurante.

Control

Es importante que antes de abrir una cafetería existan mecanismos de control para cuidar que cada operación se realice de manera correcta y sin contratiempo tanto para el funcionamiento interno, como para dar un servicio óptimo al cliente.

Esto puede hacerlo mediante sistemas de control, ya sea que instale un software para el control de operaciones, desarrollar planes como presupuestos, políticas, programas, etc. o la creación de formatos de control diario.

El punto principal de esta sección es tener con qué medir resultados, con el fin de verificar si lo que se ha implementado funciona, no funciona o tiene que pasar por algún cambio para mejorarlo o corregirlo, y esto aplica para todos los aspectos, desde mejorar la calidad de preparación del café (capacitando al barista), hasta tener una forma de tomar las órdenes de manera más eficaz (reduciendo opciones del menú que resulten problemáticas o capacitando a los meseros).

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Cómo administrar tu cafetería

Ahora que ya hablamos del ciclo de administración, es hora de tomar parte de esos conocimientos y aplicarlos para un correcto control de tu negocio.

Control de costos

Compras

Las compras se refiere a la actividad de adquirir mercancías, materia prima u otros productos complementarios que son necesarios para ofrecer el servicio a vender. Esta actividad implica tareas como cotizar, negociar, buscar proveedores, estimación de costos, entre otras cosas.

Costos fijos

Los costos fijos se refieren a aquellos gastos en los que existen elementos de la cafetería en los que se tiene que invertir constantemente y por lo regular con una cifra establecida. Algunos ejemplos son el pago de la renta o alquiler del lugar, la nómina de los empleados, etc.

Dicho de otra forma, los gastos fijos será todo aquello que mes con mes (periodo que se considera en la mayoría de las cafeterías) tiene una cifra en la que se deberá invertir, por lo que se debe considerar a la hora de fijar precios.

Llevar un buen control de gastos fijos también ayudará a detectar si hay un mal conteo de gastos o alguna fuga de capital por parte de algún empleado.

Costos variables

Contrario a los fijos, estos son cambiantes, es decir, que mes con mes pueden mayores o menores a la vez pasada. Como ejemplo de los costos variables se puede considerar el inventario principalmente, ya que según las ventas de la cafetería, es posible que se deba comprar máss jarabes (saborizantes), servilletas, chocolate, infusiones, etc.

Como verás, este tipo de costos es un poco más complicado de llevar porque nunca habrá una cifra exacta, por eso importante llevar un control, mismo que también te pueda permitir detectar los meses de mayor venta de algún producto en especial, por ejemplo, las épocas de invierno son buenas para adquirir un buen café o un chocolate para lidiar con el clima; por otro lado, las celebraciones de San Valentín son una oportunidad para sacar a la venta bebidas frías o promociones para las parejas.

Por todas estas razones es que el inventario se verá más cambiado en unos meses que en otros. Así que debes conocer bien tu negocio para saber identificar por qué fechas habría un cambio drástico en tus costos variables.

Inventarios

Una vez que tu menú esté terminado, este debe ser lo más importante para abastecer el inventario, lo que se traduce como mercancía para vender.

Hacer un inventario correcto debe ser primordial, ya que una cafetería también puede trabajar con insumos perecederos, principalmente si sirve snacks, para lo cual se necesita de vegetales y carne.

Afortunadamente, parte del inventario de cafetería también se compone de envasados y polvos que se pueden conservar por mucho tiempo.

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Ventas

En esta etapa, el administrador debe de ser capaz de controlar todas las operaciones diarias y las actividades “atrás de la barra”, como lo son el manejo de baristas, toma de ´rodenes (comandas), flujo de clientes y personal, etc.

Sin embargo, en este sentido también se deben prever algunos posibles problemas, principalmente el del robo, ya que puede haber algunos empleados poco honestos que vayan sacando dinero de caja a manera de "robo hormiga". Una consideración que debería tomar aquí el dueño o gerente es la instalación de un punto de venta, es decir, un software que pueda registrar los ingresos del día, estos son muy populares en la actualidad, sin embargo, considera usar uno que esté en la nube.

Los softwares en la nube cumplen con las mismas tareas que los softwares para restaurantes tradicionales, pero una gran diferencia y ventaja con ellos es que los que están en la nube pueden compartirse en múltiples dispositivos e incluso llevar el control desde la comodidad de una tablet, aun si el dueño o gerente no está en el establecimiento.

Si quieres conocer más de esto puedes darle un vistazo a nuestro artículo sobre softwares para restaurantes y cafeterías, en el que también te damos el más recomendable del mercado para que lo adquieras:

Servicio al Cliente

Este aspecto es de suma importancia debido a que las ventas están muy ligadas al servicio al cliente, además de que, en una cafetería, el servicio al cliente es fundamental. Recuerda que es más económico mantener a un cliente que buscar nuevos.

La administración de clientes incluye también las políticas de ventas, atención a problemas, reorden de mercancías, etc.

Dinero

La entrada de dinero o ingresos se dará mediante las ventas, es recomendable e importante que el dinero se considere como un proceso en sí, ya que se relaciona con las demás actividades.

La prioridad del administrador o propietario es analizar si el negocio es rentable o no para poder tomar acciones que mejoren las ventas o definir cuál es el problemas.

Si estás empezando, no tes desanimes, es perfectamente normal que todo negocio no genere ganancias hasta después de un año de su apertura, y esto no se debe a que no haya ingresos, pues todo emprendimiento debe recuperar su inversión inicial.

Así que si invertiste unos $120000 en tu cafetería, no esperes que ese dinero te llegue en apenas 2 meses, a esto se le llama "retorno de inversión", y es algo que puedes plasmar en un plan de negocios como una proyección para saber aproximadamente cuándo podrías no solo recuperar tu capital invertido, sino empezar a generar ganancias netas para ti.

Pero eso no siginifica que no debas evlauar al negocio, si no hay ventas o los ingresos no son suficientes ni para pagar a tu barista o meseros, entonces puede que sea necesario darle otro vistazo al plan para saber en qué se pudo haber fallado y cómo recuperar esa inversión.

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