Controles para administrar una cafetería

En este artículo te hablaremos sobre algunos controles para administrar una cafetería pequeña, estos controles de información son vitales para pequeñas cafeterías. Administrar una cafetería no se trata simplemente de vender y de checar el inventario de vez en cuando para ver la utilidad.

Estos controles te pueden ayudar a mejorar una cafetería, o si estás contemplando poner una cafetería también te serán de gran ayuda.

Controles para negocio de cafetería

Existen controles para administrar una cafetería que puedes hacerlos en excel. Excel es una herramienta de office que te permite manipular cifras de manera fácil y práctica. 

Control de Venta

El primer control es el de ventas, te permite administrar y llevar un registro de ventas. El uso de excel depende de cada tipo de negocio y se debe de adaptar pensando para que se quiere la información recabada.

Una de las maneras más fáciles de controlar las ventas, es simplemente llevando un registro de lo que se vende en el día, y al final de cada mes ver el total de ventas por producto. Esto nos indica cual es el producto con más demanda y ayudará a llevar la relación entre ventas, costos y utilidad.

Si lo que necesitas es llevar un control más detallado, puedes utilizar programas como “Point of Sale” o “POS”, este programa generalmente es utilizado donde los pedidos son más frecuentes como es el caso de cafeterías o restaurantes.

Control de inventarios

En casi todos los negocios que venden productos tangibles se requiere llevar un control de inventarios. Los inventarios en términos sencillos, es la cantidad de producto que se tiene en el almacén y a la venta al público.

Un mal control de inventarios puede llevar al desabasto lo que conduce a pérdidas de ventas potenciales.

Con ayuda de excel puedes llevar un control basado en entradas y salidas. Esto se refiere a sumar las entradas de producto y restar las salidas con el propósito de determinar la cantidad real de inventario.

Este control de inventarios se puede hacer más complejo, por ejemplo, puedes determinar el tiempo de rotación de productos, controlar el inventario de acuerdo al tiempo de envío por parte de proveedores, llevar un control por las características del producto como color, tamaño, etc.

Control de costos

Actualmente debido a lo complejos que son los negocios no basta la fórmula: precio – costo del proveedor = utilidades. Existen otros costos que debes de considerar, estos costos pueden ser:

Costos fijos y variables: Los costos fijos son los que no dependen de las ventas, como es la renta, sueldos o pagos de servicios. Los costos variables dependen del producto vendido, por ejemplo, materia prima, insumos, etc.

Costos directos e indirectos: Los costos directos son los costos más obvios, como el costo por unidad del proveedor, Los costos indirectos son los gastos ocultos, por ejemplo, el gasto de gasolina para ir por el producto, el desgaste de las máquinas, el transporte, etc.

Control de efectivo

El control de efectivo es muy importante, el efectivo circulante se necesita para hacer las transacciones con los clientes, para pagar a los proveedores, para pagar deudas, etc. Un incorrecto control de efectivo puede causar que fracase la cafetería.

La diferencia entre el control de efectivo y el control de ventas, es que en caso de dar crédito, dar fiado, o problemas con la transacción, la venta no refleja el dinero real en caja.

Control de deudas

El control de deudas se puede medir a corto y largo plazo. Se refiere a tener la información de las deudas que tenemos que pagar, como lo son los sueldos, renta, salarios, pago de servicios, pago de proveedores de café, etc., separado de las ventas.

Al separarlo de las ventas, podemos estimar cuánto es lo que tenemos que vender al mes para satisfacer estas deudas. También es conocido como punto de equilibrio, donde no ganamos pero tampoco perdemos. Te recomendamos también leer: Cómo iniciar una cafetería propia

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