Mejorar la Administración de una Cafetería

En este artículo le daremos algunos consejos de cómo mejorar la administración de cafetería y así pueda renovar ciertos aspectos dentro de esta área en su negocio volviendolo a su vez más rentable.

Mejorar la Administración de una Cafetería

La función principal que tiene como dueño de una cafetería es la administración de la misma y muchas personas suelen fallar en este aspecto, debido a que desconocen las formas de cómo mejorar su cafetería haciendola crecer, o mejorando las condiciones de ventas, producción, finanzas, marketing, etc.

Es por eso que en este artículo veremos algunas formas efectivas y seguras para mejorar la administración al poner una cafetería y que como dueño debe considerar para mejorar su negocio.

1. Registro y control de las Operaciones en Cafetería

Uno de los aspectos más importantes de como mejorar una cafetería, es llevar un registro de las operaciones de ventas, compras, y costos.

Un gran problema en las cafeterías es que pierden el rastro de adónde se va el dinero; los dueños desconocen cuánto vendieron, cuánto están pagando por las compras hechas y cuánto es la suma de sus costos (renta, sueldos, agua, luz, etc).

Los registros se deben llevar de forma diaria para así tener un control seguro y estable; esto lo confirmará en los siguientes puntos.

2. Usar un software para el Control de Operaciones

Una de las cosas que no debe hacer ya es llevar el control de su operaciones con papel y lápiz, debido a que esto lo conduce a errores, desorganización, y pérdida del control en la administración (en caso de extravío de papeles).

Hoy en día lo más recomendable para llevar la administración de una cafetería es utilizar un software de control.

Para las cafeterías con alto volumen de ventas directas, le recomendamos descargar un POS (point of sale) como osPos, el cual permite hacer el registro de las ventas rápido y en computadora.

También es recomendable llevar un registro de Excel o Access, e ir creando una base de datos histórica del negocio. Eso es muy útil para llevar el análisis financiero de la cafetería.

3. Llevar en Papel las Actividades Importantes

Antes que nada debe quedar claro que el control de las operaciones son las no deben ir en papel, sin embargo las actividades, procesos realizados durante el día y que llevan cierta prioridad o importancia pueden ir registradas en papel.

Por ejemplo, si cuenta con una gran inversión en inventario, es recomendable crear un formato donde la entrada y salida de inventario sea registrada, con fecha, nombre, cantidad, productos, entrada o salida, y firma.

4. Formas de Comunicación con los Cliente

Una forma de mejorar una cafetería, es abrir diversos canales de comunicación con el cliente, con el fin de aumentar el contacto, servicio, atención y ventas.

Las formas de comunicación más comunes y clásicas son el proporcionar un número de teléfono y una dirección. Hoy en día, hay otras formas que obligan a las cafeterías a adaptarse, como son:

  • Tener un correo electrónico
  • Tener una cuenta de facebook y twitter
  • Crear un sitio web
  •  Optimizar el sitio web para rankear en buscadores
  • Chat online
  • Uso de skype (telefonía voip)

Esto sin duda no sólo le ayuda a conseguir más clientes sino que también le ayuda a incrementar las ventas en la cafetería.

5. Dar a Entender el Concepto de la Cafetería

Un error común en los negocios y las cafeterías es creer que un nombre comercial, elegante, diferente o raro, va a atraer a los clientes. Esto no es preciso.

Es cierto que una estrategia de marketing puede incluir usar un nombre comercial o diferente para la cafetería, como las empresas que usan palabras en inglés para su negocio (por ejemplo, Gloria Jeans Coffee).

Sin embargo, el nombre va ligado al concepto y muchas veces este no queda claro, y es muy probable que no entre a la tienda ni siquiera a ver porque les resulte confuso. Por ello, un consejo para mejorar su cafetería, es crear una declaración de qué tipo de cafetería es y qué la hace diferente a las demás.

6. Identificar su Ventaja Competitiva

Sin importar el tamaño o tipo de cafetería que tenga,debe de saber qué la hace diferente a los demás (lo que la hace mejor). De hecho, esto debería de haberlo establecido antes en su plan de cafetería.

Esto es el concepto de ventaja competitiva, el hecho de establecer vs. mi competencia, por qué soy mejor o diferente, haciendo más atractiva mi cafetería. Para administrar su cafetería mejor, identifique aquel beneficio que la hace mejor.

Debe quedar claro que se habla de beneficios y no características. Un beneficio es algo que es tangible para el cliente, aquello que recibe al comprar en el establecimiento.

Siguiendo el ejemplo del Gloria Jeans Coffee, su ventaja competitiva puede ser el crear un ambiente relajado con cierto tipo de música y un servicio de barra. Ventajas así debe de darla a conocer dentro de su publicidad para atraer a sus clientes.

7. Hacer Mercadotecnia Inteligente

Otro error común al administrar una cafetería, es usar dinero en mercadotecnia sin saber el retorno de la inversión; es decir, sin saber si lo que se está gastando está generando beneficios económicos.

Una forma práctica de hacer esto, es crear estrategias de marketing que sean de bajo costo y alto impacto. Una de estas formas es el marketing de guerrilla, esto es, presentarse como una cafetería innovadora al usar publicidad diferente a lo acostumbrado.

8. Identificar a los Clientes más Importantes

No todos los clientes son iguales, y aunque a todos se les debe tratar bien hay que tratar a los clientes más importantes mejor.

Una forma de hacer su cafetería rentable, es analizando los datos de ventas, e identificar a los clientes que representan el 80% de sus ventas.

Esto aplica a clientes específicos (individuos en específico), o a un tipo de cliente en específico (por ejemplo, maestros de una universidad cercana). Recuerde que la mayoría de sus clientes representarán el 20% de las ventas.

9. Incrementa Utilidades Bajando costos

La idea general de aumentar utilidades, es por medio del aumento de las ventas. Sin embargo, una alternativa es reducir los costos, los cuales son los egresos de dinero más importantes de la cafetería.

Una forma de mejorar el negocio, es crear un análisis ABC de costos. Esto es, categorizar los costos a fin de encontrar cuáles son los más importantes, y reducirlos.

Los costos A, serán aquellos que representan el 80% del total de los costos (generalmente incluirán la renta y salarios). Los costos B representan el 15% de los costos totales, y los costos C el 5%.

10. Capacitarse en la Administración de Cafeterías

Muchas personas estudian una maestría para poder mejorar su negocio. Sin embargo, los costos de una maestría son altos para los pequeños empresarios y más cuando se trata de administrar una cafetería en específico.

Una alternativa que le ofrecemos como personas con experiencia en la industria del café es conseguir cursos de capacitación sobre la administración de cafeterías en específico, en las cuales no solo se le desarrollarán los puntos anteriores sino que se le hablará sobre el manejo de los insumos para la cafetería, el equipo y el personal.

Además como administrador de su propia cafetería debe tener nociones básicas sobre el café y la producción del mismo, si desea expandir su negocio a la venta de café molido o en grano, o simplemente para conseguir buenos proveedores; para más información le recomiendo ver el video capacitación en cafeterías.

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