Cafetería Rentable: costos fijos y variables de una cafetería

En este artículo te explicaremos cómo puedes hacer tu cafetería rentable, enfocándonos en las cafeterías que no encuentran cómo mejorar las utilidades de su negocio. Abordaremos, en gran parte, los costos fijos y variables de una cafetería. También guiaremos respecto los temas de  conversión de clientes y gastos de mercadotecnia. Todo para mejorar tu cafetería.

Lograr la rentabilidad de una cafetería no solo es evaluar y optimizar los costos, también hay que prestar atención al servicio que se le da al cliente, pues un buen trato motiva a alguien a volver a un negocio.

Índice

¿Cómo hacer rentable una cafetería?

Al principio poner una cafetería puede parecer una tarea fácil, pero con el paso del tiempo llega a complicarse y más cuando se trata de un primer negocio. La realidad es que antes de abrir tu cafetería, debes analizar cuáles serán los costos fijos y variables, para ello es importante que cuentes con una asesoría adecuada.

En este artículo nos tomaremos un poco la libertad de brindarte esta guía, en la cual te facilitamos un asesoramiento apropiado para que puedas mejorar una cafetería en la que la rentabilidad no ha incrementado o no se ha visto reflejada.

Para empezar esta guía debes tener en cuenta tres puntos importantes para hacer una cafetería rentable: 1. Los costos fijos y variables, 2. La conversión del cliente y 3. El gasto de mercadotecnia. A continuación, profundizaremos en cada uno de estos, dándote algunos consejos sobre como implementarlos en tu cafetería.

Los costos fijos y variables de una cafetería: qué son y cómo usarlos

Casi todo el mundo en cualquier negocio piensa que lo más importante es vender y aunque es relevante, la venta es solo una parte del aspecto administrativo del negocio. Otra parte importante de tener una cafetería es revisar los costos del negocio. Los costos se dividen en dos tipos: costos fijos y costos variable

Costos fijos de una cafetería

Los costos fijos son todos aquellos que tiene que pagar, vendas o no tu café, ejemplos simples y comunes son la renta, los servicios y el sueldo.

Costos variables de una cafetería

Los costos variables son aquellos que (como bien dice el nombre) varían, en relación con la producción o la venta. Por ejemplo, si vendes tisanas de menta y se te acabó el inventario, el costo variable es cero en dicho producto, puesto que ya no existe producto en el inventario y no puede seguir generando un valor hasta que esta se reponga.

Cómo analizar y entender los costos de una cafetería

Una de las causas fundamentales de que una cafetería pierda dinero y no sea rentable, es que tiene sus costos demasiado altos, o está perdiendo dinero sin darse cuenta, puesto que no ha considerado algunos costos.

Siendo este el caso tienes que hacer una lista de todos los costos que tengas, sin importar si son grandes o pequeños, y repartirlos entre costos fijos y variables. Una vez tengas identificado los costos, es importante que calcules el costo total de tu cafetería.  

El costo total es una métrica que puedes utilizar para analizar la producción de tu cafetería, y así ajustar los costos de tus bebidas y alimentos para hacer tu cafetería rentable.

 El costo total se puede realizar con las siguientes fórmulas:

• Costos Fijos + (Costos Variables x Unidades Producidas) = Costo Total
• O por unidades: (Costos Fijos + (Costos Variables x Unidades Producidas))/ Unidades Vendidas = Costo Unitario.

Por ejemplo, si tus costos fijos en la cafetería son de $20,000 de renta, sueldos y gasto de ventas (vasos desechables impresos, servilletas con publicidad del café, etc.); sus costos variables son de $35 ($30 del costo del producto y $5 del empaque), y está vendiendo o produciendo 100 unidades, entonces el costo total es:

• CT = $20,000 + ($35 x 100 uds.) = $23,500
• Costo Total = $235

Margen de ganancia

Con esto, podemos observar si el precio que le estamos poniendo al producto nos está dando suficiente margen de ganancia, si la ganancia es mínima, o incluso pérdida.

Si tomamos en cuenta el costo del ejemplo anterior (235) podemos ver el margen de ganancia con respecto al precio.

El margen de ganancia se mide restando el Precio del producto al Costo total, esto nos da como resultado la Utilidad, para obtener porcentaje del margen de ganancia se debe dividir la utilidad entre las ventas y multiplicarlo por 100.

$200 – $235 = – 35, -17.5% 

En este ejemplo el precio del producto es de $200, los costos totales de $235, la resta de estos dos nos da 35, en este caso el resultado es negativo, considerando que el costo total es mayor que la venta del producto. 

Finalmente, se divide la diferencia (35) entre el precio ($200) y se multiplica por 100, dando un porcentaje del -17.5% lo que indica una pérdida.

Midiéndolo con el porcentaje, podemos observar el escenario de la cafetería menos rentable y más rentable, basados en analizar el costo.

$250 – $235 = +15, +6%

$300 – $235 = + 65, +21.6%

En los ejemplos aquí presentados se puede ver como si sube el costo del producto, el margen de ganancia es positivo. Como hemos visto es relevante calcular los costos fijos y variables de una cafetería al momento de tomar decisiones para hacerla rentable.

Lea más sobre esto en controles para administrar una cafetería.

Conversión de clientes

Otro punto importante, por el lado de las ventas, es cuántos de tus prospectos (o personas que llegan a tu negocio) compran los productos de tu cafetería, esto es lo que llamamos conversión de clientes.

No se trata de vender a absolutamente a todos los que lleguen a tu cafetería, sino convertir al mayor porcentaje en prospectos de clientes. De esta forma no es necesario poner excesivo esfuerzo en el área de ventas y se enfocan en uno de los aspectos más importantes que es el servicio al cliente.

Para calcular esto, necesitamos medir por un mes, los siguientes aspectos:

1. Cuántas personas entran a la cafetería
2. Cuántas personas preguntan o son atendidos por su personal (ya sea el barista o los meseros)
3. Cuántas personas compran

Esto nos dará dos indicadores, con los cuales vamos a reconocer si la rentabilidad de la cafetería está siendo afectada por la conversión de clientes.

Conversión de clientes en la Cafetería

Esta estrategia de conversión de centra en dividir las personas que entraron a la cafetería entre las personas que consumieron alguna bebida o snack. Por ejemplo, si entraron 100 personas al mes a la cafetería, y de estas 30 compraron, nos dice que tenemos un 30% de conversión en la cafetería

Así podemos ir midiendo mes con mes esta conversión, y determinar cambios para mejorarla, ya sea en la preparación o tipo de café que vende, la atención de los meseros y el barista, cambios en el diseño de la cafetería y promoción de la misma.

Conversión de clientes por esfuerzo de ventas

Para este caso debemos dividir a los prospectos de tres formas: personas que llegaron a la cafetería y solo preguntaron, las personas que fueron atendidas por meseros y las personas que compraron alguna bebida.

Entonces, si los vendedores atendieron a 30 personas en el mes, y de estas dos compraron, el porcentaje de conversión es de 7%. Esto quiere decir que de cada 100 clientes que atendamos, solo van a comprar siete. Con esto podemos hacer cambios en la forma en que vendemos los productos y cerramos las ventas.

Vea el video de cafetería como inversión.

Gastos en mercadotecnia

Existen muchos empresarios los cuáles olvidan que el gasto de mercadotecnia no es en sí un gasto del cual nos tenemos de deshacer. La mercadotecnia es más bien una inversión, que se que debe controlar y determinar para así atraer más clientes y ventas para nuestro negocio. 

Una forma muy sencilla de encontrar la fuente primaria de dónde provienen los clientes, es que en cada venta puedas preguntar si alguien recomendó o si vio alguna promoción de tu cafetería.

Es necesario llevar un registro de las respuestas y elaborar una tabla donde puedas visualizar la forma de mercadotecnia que está teniendo mayores resultados.

Por ejemplo, puede resultar que después de 100 compras, hacemos una gráfica con las respuestas que nos dieron los clientes, y caer en la cuenta que:

• 50% entraron porque vieron el anuncio que está afuera de la cafetería
• 30% vieron el nombre y dirección de la cafetería en un vaso
• 5% vieron el sitio web de la cafetería
• 15% fueron por recomendaciones

En este ejemplo encontramos que la información indica que el anuncio exterior de la cafetería es la herramienta más poderosa que tienes para atraer clientes potenciales a tu cafetería, así que puedes invertir más dinero en hacerlo más llamativo o grande.

Aprender del Negocio en Cafeterías

Si eres una persona que ha decidido poner una cafetería, es fundamental que aprendas cada día un poco más del negocio que estás operando.

No se te está pidiendo que te conviertas en un administrador de empresas, pero sí puedes buscar capacitarte para administrar mejor tu cafetería.

En la Escuela Mexicana de Cafetería de Especialidad, Bares y Restaurantes (EMCEBAR) puedes encontrar cursos que te ayudarán a hacer tu cafetería rentable.

EMCEBAR cuenta con el Taller Negocios para una cafetería especializados en el negocio de cafeterías, dónde podrás capacitarte en como iniciar una cafetería, la administración, los costos fijos y variables de una cafetería, organización del negocio y estrategias de servicio al cliente, las cuales te ayudarán a que tengas una cafetería rentable y exitosa.

Todo esto de la mano de expertos que te brindarán recomendaciones  y te guían en el proceso de abrir o mejorar tu cafetería. 

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