Cafetería en Estados Unidos: ¿cómo Iniciar una cafetería?

Como lo dice el nombre del blog que estás leyendo, aquí nos dedicamos a escribir para ayudarte a iniciar una cafetería. Aunque nuestro público, además de México, se extiende a diversos países como Colombia, Chile y Argentina, nuestros vecinos (y paisanos) en el norte del continente también nos leen y tienen una duda común: cómo iniciar una cafetería en Estados Unidos.

Contenido del artículo:

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How to open a coffee shop in USA

Bueno, no tienes que buscar más, porque aquí te diré exactamente qué necesitas para iniciar la cafetería de tus sueños en Estados Unidos. Y responderé a las preguntas: qué tramites necesito para una cafetería y qué visa necesito para poner un negocio en Estados Unidos.

En este artículo encontrarás los principales requisitos y prioridades a las que te vas a enfrentar si quieres iniciar un negocio en EUA y la duda más grande: cómo abrir tu negocio en Estados Unidos sin ser residente.

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Plan de negocios para una cafetería en Estados Unidos

business plan for a coffee shop in USA

Como dice la famosa frase: empecemos por el principio. Antes de iniciar cualquier negocio (y cualquier proyecto) necesitas delimitarlo y saber exactamente qué esperas poner.

El primer paso para saber cómo iniciar una cafetería en Estados Unidos es saber qué tipo de cafetería quieres iniciar: ¿vas a adquirir una franquicia?, ¿vas a comprar los derechos de una cafetería existente? o ¿vas a iniciar una cafetería de cero?

Esta decisión es fundamental, pues de ella dependen todas tus decisiones posteriores y todo tu plan de negocios, así que debes elegir la que más se adapte a la idea que tienes.

Una vez que ya tienes claro el tipo de cafetería, tienes que empezar con el plan de negocios.

Tener un plan detallado para iniciar tu cafetería no sólo te ayudará a aterrizar todas tus ideas y conceptos, sino que es lo que asegurará que puedas conseguir fondos y apollos de programas para emprendedores.

Dentro de tu plan de negocios es necesario que nombres el tipo de entidad de negocios o business entity que deseas iniciar. Para los que no son ciudadanos o residentes permanentes de Estados Unidos, las mejores opciones son C-Corp y LLC, cada una con sus ventajas y desventajas.

Asimismo, debes elegir el nombre de tu cafetería e incluir los siguientes puntos que todo inversor o departamento de gobierno te pedirá:

  • Una descripción detallada de tu negocio
  • La estructura de tu organización (incluyendo business entity)
  • Definición y análisis de tu clientela y público meta
  • Definición y análisis de tu competencia
  • Plan de márketing
  • Plan financiero (este debe estar bien detallado e incluir desde tus inversiones iniciales hasta el costeo aproximado de tus productos y lo que esperas vender).

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Encuentra una ubicación y un local para tu cafetería

Location for a coffee shop in USA

No es un secreto que el éxito de muchos negocios está en una buena ubicación. En el caso de las cafeterías esto es muy cierto, ya que sin la ubicación correcta, tu clientela objetivo podría nunca encontrarte.

Hay muchas cosas que tienes que analizar para seleccionar una ubicación, por ejemplo la zona en la que quieres establecerte, la clase de personas que transitan por la misma, los horarios de afluencia y el poder adquisitivo entre otras.

En cuanto al local, en tu plan de negocios debes establecer si vas a comprar o rentar, si buscas un local ya construido para adecuar o prefieres que esté totalmente vacío y empezar de cero.

Además de estas consideraciones, también piensa que quieres iniciar una cafetería para el mercado estadounidense, entonces debes asegurarte de cubrir también estos puntos:

  • Accesibilidad: si está en una calle principal o secundaria, si tiene vías de acceso cercanas o está próxima a una autopista.
  • Estacionamiento: este punto es importante si piensas en una cafetería grande, ya que la gente requerirá un lugar donde dejar su auto.
  • Estacionamiento para bicicletas: un espacio para que la gente pueda estacionar y encadenar bicicletas.

Por supuesto, uno de los aspectos más importantes cuando buscas tu local es asegurarte de que está en presupuesto. De nada te servirá encontrar el lugar ideal si se come la mayor parte de tus recursos.

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Registrar tu nombre, conseguir permisos y licencias de cafetería

licences and permits for a coffee shop

Esta es la parte más compleja y la que la mayoría de las personas temen hacer. Para empezar es importante recordar que todos los estados de Estados Unidos y las localidades y condados tienen regulaciones diferentes.

Por lo tanto, aunque hay algunos permisos y licencias que necesitarás obligatoriamente y que mencionaré a continuación, siempre debes revisar con las autoridades de tu localidad para conocer los requisitos completos.

Para empezar necesitarás registrar tu negocio. Esto incluye registrar el nombre, el tipo de negocio, el business entity y aplicar para obtener un número de identificación de empleador (Employer Identification Number o EIN).

Este número será lo que te identifique ante el IRS para pagar los impuestos correspondientes y contratar empleados.

Tras esto, dependiendo de tu localidad, el tamaño de tu negocio y la variedad de elementos que ofrezcas, necesitarás conseguir las siguientes licencias y permisos:

  • Business Licence: la licencia de negocios le da legalidad a tu negocio ante las autoridades. En algunos lugares se renueva cada año.
  • Certificate of Ocupancy: el certificado de ocupación comprueba que tu local tiene el mantenimiento adecuado y se obtiene tras una inspección final.
  • Food Service Licence: la licencia para servir comida es entregada por los departamentos de salubridad locales y puedes aplicar para ella en persona o en linea.
  • Health Licences: además de la licencia para servir comida, es probable que tu localidad requiera otros permisos y requisitos de salubridad.
  • Licence for Playing Recorded Music: en algunos lugares puedes recibir una multa por tocar música dentro de tu local sin un permiso.

Recuerda que estos son requerimientos básicos, pero siempre debes revisar con las autoridades de tu localidad antes de iniciar cualquier negocio.

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Invertir en equipo de cafetería (sin gastar de más)

equipment for coffee shops

Cuando estás por empezar cualquier negocio, hay ciertas cosas en las que es muy importante que inviertas una buena cantidad de tu presupuesto y otras en las que te conviene mantenerte en el lado del ahorro.

El negocio de cafetería no es la excepción, hay ciertas cosas que te conviene conseguir más baratas o incluso de segunda mano, sin embargo, si hay un elemento en el que querrás invertir es, por supuesto, tu máquina de café.

Especialmente en una sociedad como la estadounidense que valora (y exige) no sólo calidad sino gran desempeño, tu máquina de café será el workhorse de tu cafetería, ya que la mayor carga de trabajo del negocio se centrará en esta máquina.

Por lo tanto, desde tu plan de negocios debes tener una idea de cuántas tazas en café planeas vender en promedio al día para que puedas seleccionar una máquina que aguante esa carga sin presentar problemas y que esté dentro de tu presupuesto.

Asimismo, hay otras piezas de equipo en las que deberás invertir dependiendo del enfoque de tu negocio, como un buen molino para café, utensilios de barista, hornos para calentar pan, refrigeradores y hasta métodos de extracción (si es que vas a incluirlos).

En general, el mejor consejo aquí es tener muy claras las prioridades a la hora de comprar equipo y no gastar de más. Es decir, no compres todo tu equipo en versiones de lujo, sino los que te den el mejor rendimiento y relación calidad/precio.

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Encontrar proveedores confiables

trustworthy suppliers for coffee shop

Este punto es igual de importante que el del equipo y va de la mano. De nada servirá que consigas la mejor máquina para café si tu grano es de mala calidad o los lotes de sabor irregular.

Elegir proveedores no es una tarea fácil, pero es una de las decisiones que te asegurarán el éxito al iniciar tu cafetería.

Tampoco basta con tener un proveedor que te ofrezca el mejor café del mundo. Tu elección debe estar basada en varias cuestiones y, en cuanto al café, debes considerar lo siguiente:

  • ¿Vas a comprar tu café tostado o verde?
  • ¿Vas a moler tu propio café o lo prefieres ya molido?
  • ¿El concepto de tu cafetería requiere diferentes tipos de grano o uno solo?
  • ¿Vas a usar productos locales o industriales?

Todas estas preguntas deben estar claras para que elijas al proveedor adecuado de café. Respecto a tus insumos en general, estos son los puntos que siempre debes considerar antes de elegir a tus proveedores.

  • La calidad del producto
  • El precio respecto a la calidad y cantidad que adquieres
  • La cercanía del proveedor con tu negocio
  • La capacidad de entrega del proveedor
  • El tiempo de entrega
  • La constancia y profesionalismo del proveedor

Todos estos factores deben beneficiarte y hacer tu trabajo más fácil, de otra forma, sin importar la clase de producto que te ofrezcan, ese proveedor no te conviene.

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Contratar y mantener buenos empleados de cafetería

how to hire good baristas and coffee shop emplyees

Como bien sabes, el personal de cualquier negocio se convierte en su imagen y los representa ante el mundo, por lo tanto, si vas a abrir una cafetería, lo más recomendable es contratar gente que sepa de café y que le apasione.

La primera contratación que debes hacer y, probablemente la más importante es un barista. Quien esta detrás de la barra y prepara las bebidas es quien define el sabor de tu negocio, la extensión de tu menú y, en pocas palabras el producto que vendes.

En una cafetería pequeña o de especialidad es bueno que todos tus empleados sepan preparar el café, sin embargo siempre tiene que haber un barista principal, alguien que pueda enseñar a preparar y asegurarse de que todo se hace correctamente.

Incluso, si esa es tu intención, tú mismo puedes estar detrás de la barra (capacitándote en barismo, por supuesto), ya sea como barista principal o asistiendo y atendiendo a los clientes, de hecho, en Estados Unidos es muy bien visto que los dueños se involucren en el servicio del negocio.

Sin embargo, aunque el conocimiento y amor por el café es deseable, lo que más debes buscar durante las entrevistas es una excelente actitud de servicio y que los valores y ética de tus empleados vayan acorde a los de tu negocio.

Durante las entrevistas es muy recomendable que utilices herramientas de corte psicológico para conocer mejor la personalidad y características de tus futuros empleados.

En cuanto a los salarios y las jornadas laborales, una de las mejores recomendaciones es ofrecer la mayor cantidad de flexibilidad laboral que puedas permitirte y que los salarios y horarios estén acordes a las leyes de tu localidad.

Por lo general, en Estados Unidos, un barista gana el minimum wage o salario mínimo por hora, más las propinas. Sin embargo, se recomienda que pagues un poco más que el costo de vida promedio para asegurarte de mantener a los buenos empleados.

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Diseño de cafetería: crea una atmósfera de armonía

Diseño para cafeteria en estados unidos

Para muchos la cafetería es un lugar para relajarse, apartarse un momento del mundo, reunirse con seres queridos y hasta trabajar, por lo tanto buscan un lugar tranquilo en el que todo esto pueda coexistir.

Este probablemente es tu objetivo también, por eso todo en tu cafetería debe reflejar ese concepto.

Empezando por la distribución de los espacios (que ya debes haber considerado desde el plan de negocios): es decir qué porción del local está dedicada a los clientes y cuál al personal.

Tras esta decisión, tu decoración, incluyendo el mobiliario: la barra, las mesas, las sillas y sillones, debe representar un concepto y ser lo más uniforme posible, para brindar una sensación de paz y armonía.

Claro, si tu idea va más encaminada hacia una cafetería temática, entonces todo tu mobiliario y decoración debe aportar a crear la ilusión del concepto que hayas elegido.

Sin embargo, no importa cuál sea la idea de tu cafetería, por dentro siempre debe permitir un ambiente tranquilo y armonioso.

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Implementa sistemas de administración y costeo

cost control and bookkeeping in a coffee shop

Para que un negocio sea exitoso y se maneje dentro de la norma en Estados Unidos, es muy importante que mantengas tus libros contables al día y que no se te pase ningún pago de impuestos y cuotas.

Debes ser muy cuidadoso en dos aspectos. Qué cantidad de productos vendes cada día y las ganancias que eso genera, ya que debes declarar tus impuestos y ganancias.

Para llevar el control de tus ventas puedes recurrir a distintos softwares tanto de inventario como de punto de venta, que te permitan mantener un control estricto de qué vendiste y cuánto vendiste.

En Estados Unidos también es muy usual que se contrate a un despacho o un especialista en bookkeeping para que lleve la parte administrativa y esté atento de las fechas y los pagos que deben hacerse.

Así que, ya sea que decidas hacerlo tú mismo o contratar a alguien para hacerlo, es fundamental que lleves un buen control de administración.

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Cómo abrir un negocio en Estados Unidos sin ser residente

how to start a business in USA for immigrants

Por supuesto, esta es la duda más grande que existe y, a diferencia de lo que muchos creen, sí es posible poner un negocio en Estados Unidos siendo extranjero.

Por supuesto, no es fácil, pero aquí te diré cómo iniciar una cafetería sin ser residente.

Específicamente hay 4 tipos de visas para no-estadounidenses que pueden ayudar a establecer un negocio de forma legal en Estados Unidos. Sin embargo, sólo una de estas (la que requiere una inversión millonaria) brinda ciudadanía (green card) a su ocupante. Estos tipos de visa son:

Visa E-2:

es una visa para inversores, dueños o emprendedores que estén por iniciar un negocio en Estados Unidos.

Es la más recomendable, ya que, al obtenerla se puede estar de tiempo indefinido en el país (siempre y cuando el negocio esté activo) y la inversión requerida para esto puede llegar a ser tan baja como $50,000 USD (esto depende del estado y el tipo de negocio).

Visa EB-5:

esta es una visa para inversores fuertes y por lo tanto tiene requerimientos muy específicos y difíciles.

Para empezar se requiere que la inversión en una empresa existente o nueva (es decir, si se comprará una empresa o iniciará una nueva) sea de al menos 1,800,000 USD en ciudad y 900,000 USD para campo.

Esta es la única de estas visas que concede a la familia y al beneficiario green card.

Visa H1-B:

esta visa permite a una compañía contratar a un trabajador extranjero en Estados Unidos.

Con la condición de que el trabajador tenga un grado universitario y que la compañía pueda emplearlo por hasta 6 años.

Para emprendedores y dueños, esta visa puede tener al beneficiario y al dueño de la compañía como la misma persona y también emplearse para beneficiar a otros empleados. Como dueño de una empresa es más complicado conseguirla para uno mismo, pero es posible.

Visa-L:

esta visa sirve para transferir a un empleado de una empresa extranjera a una sucursal dentro de los Estados Unidos, también se puede utilizar para enviar a un empleado para que abra dicha sucursal.

De igual forma, los dueños que pretendan abrir una sucursal de su empresa en Estados Unidos pueden usarla para hacerlo, sólo tienen que comprobar su puesto/relación con la empresa extranjera y que durante su estancia esté bajo contrato tanto en la empresa extranjera como en la estadounidense.

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¿Qué debo saber para abrir mi cafetería en Estados Unidos?

En realidad, no necesitas una visa para abrir tu negocio en Estados Unidos, pero si tu plan es operarlo tú mismo, es necesario.

Tener un negocio no te da derecho de vivir en el país, por eso es que la mayoría busca una de las 4 visas que te mencioné antes.

Asimismo, dentro de las business entities que ya vimos, los extranjeros que quieran abrir un negocio usualmente sólo tienen las opciones C-Corp y LLC.

Cada una tiene sus propias ventajas. La LLC le gusta a muchos porque protege a los dueños e inversores de la compañía de liability, mientras que la C-Corp brinda más oportunidades de crecimiento e inversión.

Es importante que revises bien cuál te conviene más a ti y tus socios. También que verifiques que la localidad donde vas a establecer el negocio no tenga más requerimientos.

En la siguiente liga encontrarás información más detallada sobre iniciar un negocio en EUA sin ser residente:

https://transferwise.com/us/blog/start-a-business-in-usa-non-resident

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